Nó là một loại hình thông tin liên lạc liên quan đến hệ thống bưu chính và các thông báo có tính chất pháp lý. Ý tưởng cơ bản của nó bao gồm việc truyền đạt thông tin một cách đáng tin cậy và vì lý do này, người ta nói rằng nó có giá trị công chứng, vì thông qua văn bản thư, nó được chứng thực về giá trị pháp lý đầy đủ của nó (dịch vụ bưu chính là dịch vụ chứng thực giá trị của cùng một).
Loại tài liệu này thường được sử dụng liên quan đến các thông báo có tính chất pháp lý. Như vậy, trong một vụ kiện, thông thường người có liên quan đến vụ kiện trước đó đã nhận được văn bản. Bằng cách này, nếu ai đó nhận được loại thông báo này, họ không nên bỏ qua nó, vì nó có bản chất chính thức và có ý nghĩa pháp lý.
Vì vậy, các chuyên gia khuyên rằng trong trường hợp nhận được loại thông báo này, người nhận cùng liên hệ với luật sư
Yêu cầu đối với lô hàng và một số khía cạnh kỹ thuật và tổ chức
Người gửi tài liệu này phải là người đủ tuổi hợp pháp, nếu không, phải được ủy quyền hợp pháp. Mặt khác, người gửi phải kết hợp một số tài liệu hỗ trợ và pháp lý nhận dạng anh ta, thường là giấy tờ tùy thân quốc gia hoặc hộ chiếu. Theo nguyên tắc chung, lô hàng phải được gửi cho một người duy nhất.
Thư tài liệu trình bày ba bản sao, một bản gốc và hai bản sao
Bản chính phải có chữ ký của người gửi, người này cũng sẽ ký vào tài liệu trong cả ba bản sao (trong ba bản sao, một bản dành cho người nhận, một bản cho người gửi và bản thứ ba cho dịch vụ bưu chính). Để quy trình này được thực hiện đúng cách, thông thường sử dụng biểu mẫu được thiết lập cho mục đích này.
Từ quan điểm kỹ thuật, biểu mẫu được sử dụng trình bày các biện pháp bảo mật để đảm bảo rằng tài liệu không thể bị giả mạo. Về vai trò của hệ thống bưu chính, cơ quan này phải chuyển bản gốc của bức thư đến nơi nhận của nó và chuyển một bản sao được niêm phong cho người gửi.
Liên quan đến việc chuyển phát tài liệu, đơn vị phải thực hiện gấp và nếu vì lý do nào đó mà tài liệu không đến được tay người nhận thì thông báo đến để người nhận đến lấy tài liệu tại bưu điện.
Các trường hợp liên quan đến thư tài liệu
Như một tiêu chí chung, nó được sử dụng như một phần của quá trình bắt đầu quá trình dân sự. Theo nghĩa này, bức thư có thể được coi là một lời cảnh báo ban đầu. Nó thường được sử dụng trong các vụ kiện lao động (để yêu cầu bồi thường, thông báo chính thức về việc sa thải hoặc thông báo từ chức cho một vị trí). Rõ ràng, thông báo này có thể được trả lời bằng một thông báo tương đương.
Ảnh: Fotolia - Edler von Rabenstein / th.neumann
