Nó được chỉ định với thời hạn văn phòng đối với tài liệu đó, thường được sử dụng bởi các đại sứ quán, bộ, thành phố, trường học và văn phòng chính phủ cùng những người khác và có mục đích là truyền đạt các điều khoản, mệnh lệnh, báo cáo, tham vấn và mặt khác, để thực hiện thực hiện các thủ tục liên quan đến thỏa thuận, mời, chúc mừng, cộng tác và tri ân, trong số những lần tái diễn nhất. Nói cách khác, như có thể thấy từ định nghĩa, thương mại hóa ra là một trong những phương tiện giao tiếp chính thức nhất theo yêu cầu của khu vực công..
hiện hữu hai loại văn phòng, nhiều văn phòng và văn phòng phiên âm.
Bội số là tài liệu đó được sử dụng khi cùng một chủ đề hoặc chủ đề được gửi đến nhiều hơn một người nhận và đó là lý do tại sao các tổ chức hoặc cơ quan gửi nó để trống một khoảng trống cho số giống nhau và người nhận được bao gồm. được chỉ đạo. Tương tự như vậy, những dữ liệu này sẽ phục vụ để hợp lý hóa quy trình tài liệu. Nói chung, trong nhiều văn phòng, mệnh lệnh, hướng dẫn, khuyến nghị, đề xuất và các thông tin khác được truyền đạt đồng thời đến các văn phòng và văn phòng khác nhau, được chuyển đến cấp dưới hoặc giữa các sếp, những người duy trì cùng cấp độ phân cấp. Hai điều cần ghi nhớ trong loại hình giao dịch này là số thương mại sẽ giống nhau cho tất cả các bản sao được phân phối và bản phân phối từ phải xuất hiện trong đó.
Và phiên âm, như tên gọi của nó dự đoán, là văn phòng xử lý việc phiên âm nội dung của văn phòng ban đầu. Tất cả các đoạn văn phải được phiên âm như trong bản gốc và sử dụng dấu ngoặc kép. Thông qua loại văn bản này, nói chung, các nghị quyết, thông tư, chỉ thị hoặc các thông tin khác liên quan đến văn phòng ban đầu được phổ biến. Như trong trường hợp trước, đối tượng tiếp nhận của loại văn phòng này là cấp dưới hoặc chính quyền có cùng cấp bậc.
Trong số các bộ phận tạo nên một văn phòng bao gồm: tiêu đề thư, tên năm, địa điểm và ngày tháng nơi nó được viết, đánh số tương ứng, người nhận, chủ đề, viết chủ đề từ bằng chữ in hoa và chỉ ra một bản tóm tắt nhỏ về nội dung của nó, tài liệu tham khảo, phần nội dung của văn bản, trong đó lý do liên lạc sẽ được thông báo, một lời từ biệt thân mật, chữ ký và chữ ký sau, tên viết tắt, phụ lục và phân phối.
Mặt khác và Trong bối cảnh tôn giáo, tập hợp các lời cầu nguyện chính thức theo nghi thức Latinh của Giáo hội Công giáo ngoài Thánh lễ và được trình bày rõ ràng xung quanh các giờ kinh điển thường được gọi là văn phòng.
Và cuối cùng, một cách sử dụng khác được đưa ra cho thuật ngữ này là như một từ đồng nghĩa của nghề nghiệp, vì theo cách này, nó chỉ định một tập hợp các giáo lý kỹ thuật sẽ cho phép thực hiện sau đó của một người trong một số hoạt động, ví dụ, nghề mộc, trong số những hoạt động khác.
