Từ tệp thường được sử dụng để chỉ định đến nơi đó có mục đích là thu thập và bảo quản tài liệu, thường được sản xuất ở một nơi khác và là kết quả của việc cụ thể hóa các hoạt động tương ứng của họ, như tôi đã nói, tài liệu, sách, mẩu báo cũ, trong số những thứ khác và rõ ràng là có tầm quan trọng sống còn khi cố gắng tìm hiểu danh tính và việc tái tạo lịch sử của một quốc gia chẳng hạn.
Ngoài ra, những nơi này thường là nơi tham vấn có hệ thống và thường xuyên của các nhà sử học, học giả về một số khía cạnh và lợi ích của quá khứ và sinh viên tiểu học, trung học hoặc đại học được giáo viên của họ cử đến để tiếp xúc với những loại địa điểm này và họ đã quen sử dụng chúng như các phương pháp tham vấn khi thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt. Như vậy, các thư viện là kho tài liệu lưu trữ lớn của các thế kỷ trước.
Trong khi đó, và không thoát khỏi sự khắc nghiệt của đa nghĩa, từ lưu trữ cũng được sử dụng để chỉ bộ sưu tập tài liệu.
Tuy nhiên, trước khi tôi nhận xét về phạm vi của thuật ngữ, hơn bất cứ điều gì, liên quan đến khía cạnh lịch sử của một quốc gia, một người, một công ty, một viện điều dưỡng, một bệnh viện và các tổ chức khác nhau tồn tại thường có một tệp trong đó họ kết xuất tất cả hoạt động của họ. Tổng cục Lưu trữ của các quốc gia khác nhau lưu giữ thông tin độc đáo liên quan đến đời sống lịch sử và văn hóa của các dân tộc của họ và là một phần di sản thực sự của các quốc gia đó.
Rõ ràng, câu hỏi này phải được thực hiện theo các tiêu chí tổ chức chặt chẽ để khi đến thời điểm tìm kiếm một tài liệu cụ thể có thể dễ dàng phát hiện ra nó; ví dụ, trong trường hợp bệnh viện để dễ dàng tìm thấy bệnh sử của bệnh nhân nếu cần liên hệ hoặc trong trường hợp văn phòng pháp lý, hồ sơ của một trường hợp đã được can thiệp. Tương tự như vậy, một hệ thống phân loại chính xác các kho lưu trữ của bệnh viện hoặc viện điều dưỡng là cách duy nhất để tạo ra các nghiên cứu khoa học đầy đủ về chất lượng phương pháp luận, một thực tế đặc trưng cho hệ thống y tế của các quốc gia thế giới thứ nhất.
Tuy nhiên, và do hậu quả của sự hiện diện ngày càng tăng của công nghệ trong cuộc sống và thời đại của chúng ta, trong những năm gần đây, một loại tệp khác đã được áp dụng: tệp máy tính, cũng là một tập hợp thông tin hoặc tài liệu nhưng những gì sẽ thay đổi là phương tiện lưu trữ sẽ không còn là nơi vật lý có thể nhìn thấy được nữa, mà là phương tiện có thể đọc qua máy tính, phổ biến nhất là đĩa mềm, đĩa compact (CD) hoặc cây viết mực. Tuy nhiên, những tệp này, mặc dù là vô hình, chiếm một không gian hoặc "trọng lượng" được định lượng bằng lượng thông tin mà chúng chứa (byte hoặc bội số của chúng). Do đó, chúng làm giảm đáng kể không gian dành cho kho sách, thư mục hoặc các cấu trúc khác, mặc dù sự tích lũy tiến bộ của các yếu tố kỹ thuật số sớm hay muộn cũng sẽ tạo thành một không gian lớn bị giảm bớt. Theo nghĩa này, Internet đã trở thành thư viện tuyệt vời của thời đương đại, với khả năng lưu trữ tệp trực tuyến và giảm thiểu và giảm thiểu nhu cầu không gian thực trên các hệ thống cá nhân một cách bất ngờ.
Do đó, khái niệm kho lưu trữ chiếm nhiều lựa chọn có thể thay thế cho tâm lý hiện tại, trong đó truyền thống của các thư viện cổ được đan xen với tính thực tế nhanh chóng của các nguồn tài nguyên máy tính. Trong mọi trường hợp, rõ ràng là ý tưởng cuối cùng về nguồn thông tin đã không từ bỏ ý tưởng về tài liệu lưu trữ trong suốt lịch sử nhân loại, nền văn hóa và sự phát triển của nó.
