Một công ty hoặc một doanh nghiệp được tạo ra với mục đích tạo ra của cải và để làm được điều này, bạn phải lập kế hoạch cho các vấn đề khác nhau, chẳng hạn như dự báo doanh số bán hàng, thiết lập mục tiêu hoặc đưa ra dự báo kế toán. Những khía cạnh này có liên quan nhưng không tạo thành một kế hoạch làm việc.
Chúng tôi hiểu theo kế hoạch làm việc là tập hợp các hành động sẽ được thực hiện trong một doanh nghiệp hoặc một bộ phận để đạt được các mục tiêu nhất định, ví dụ như các mục tiêu được thiết lập trong ngân sách. Theo nghĩa này, một kế hoạch làm việc không được lập bằng những con số mà bằng những hành động và nhiệm vụ được thực hiện bởi những người lao động cụ thể.
Kế hoạch làm việc như một chiến lược hướng dẫn một hoạt động
Khái niệm về kế hoạch làm việc có thể áp dụng cho một công ty, nhưng cũng cho sinh viên, một đội bóng đá và cuối cùng là cho bất kỳ dự án cá nhân hoặc tập thể nào. Kế hoạch là kim chỉ nam cho hành động và mọi hướng dẫn phải trả lời ba câu hỏi cơ bản: chúng ta đang ở đâu, chúng ta muốn đi đâu và làm thế nào để đạt được điều đó.
Hướng dẫn lập một kế hoạch hiệu quả
Các kế hoạch làm việc nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. Mặc dù mỗi kế hoạch phải được điều chỉnh cho phù hợp với loại hình kinh doanh hoặc hoạt động, nhưng có thể nói về các hướng dẫn chung và một số trong số đó là:
- Nêu rõ mục đích của từng kế hoạch làm việc, vì một số kế hoạch nên hướng tới công việc cá nhân, trong khi những kế hoạch khác đề cập đến làm việc nhóm. Theo nghĩa này, trong mục đích của một kế hoạch, cần phải xác định rõ những gì sẽ đạt được và trên hết, làm thế nào để đạt được nó.
- Khi xây dựng kế hoạch, các mục tiêu cần đạt được phải thực tế, có thể đo lường được và nhất quán. Đồng thời, nên sử dụng toàn bộ một loạt các chỉ tiêu chính xác và khách quan (các chỉ số có thể liên quan đến hiệu quả, chất lượng dịch vụ hoặc câu hỏi kinh tế).
- Một kế hoạch làm việc phải kết hợp ba loại nguồn lực: nhân lực, vật lực và tài chính.
- Trong mọi kế hoạch làm việc, các hệ thống đánh giá phải được giới thiệu cho phép đánh giá việc thực hiện chương trình và củng cố việc quản lý thích hợp của nó.
- Kế hoạch làm việc không nên được hiểu là một danh sách các hoạt động phải được thực hiện một cách có hệ thống.
- Trong bất kỳ kế hoạch làm việc nào, các hoạt động với các mục tiêu đều được thiết lập, nhưng điều rất quan trọng là cả hai vấn đề đều phải đi kèm với một lịch trình, tức là một biểu đồ thiết lập khi nào một hoạt động sẽ được thực hiện.
- Tóm lại, kế hoạch làm việc là câu trả lời cụ thể cho hàng loạt câu hỏi: cần phải làm gì, ai sẽ làm, làm như thế nào và khi nào.
Ảnh: iStock - South_agency / Warchi
