Đơn đặt hàng là một thuật ngữ thích hợp để chỉ kế toán và quản lý hàng ngày hoạt động kinh doanh. Đơn đặt hàng là một yêu cầu bằng văn bản gửi cho nhà cung cấp với ý định mua một số mặt hàng và với mức giá đã được thỏa thuận giữa người mua và người bán.
Nó bao gồm những thông tin gì?
Yêu cầu mua hàng chỉ ra các điều khoản thanh toán và giao hàng, do đó, nó là sự ủy quyền cho nhà cung cấp để giao các mặt hàng và nhà cung cấp phải xuất trình một hóa đơn tương ứng. Cần phải nhớ rằng tất cả các mặt hàng mà một công ty mua phải đi kèm với đơn đặt hàng, được đánh số thứ tự để cung cấp quyền kiểm soát việc sử dụng chúng.
Đơn đặt hàng thường được phát hành dưới dạng bản chính và bản sao, bản chính gửi cho nhà cung cấp và các bản sao được giao cho bộ phận kế toán để ghi vào tài khoản phải trả (cũng có thể có một bản thứ ba cho bộ phận mua hàng của công ty).
Các phần sau được bao gồm trong đơn đặt hàng:
- Số đơn đặt hàng.
- Tên và địa chỉ của nhà cung cấp.
- Ngày đặt hàng và ngày giao hàng theo yêu cầu.
- Các điều khoản giao hàng và thanh toán.
- Số lượng các mặt hàng được đặt hàng và mô tả của chúng với mã số của chúng.
- Về giá cả, ghi rõ giá của từng chiếc và tổng giá mua, cũng như chi phí vận chuyển, nếu có.
- Cuối cùng, đơn mua hàng phải ghi rõ chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm.
Mục đích của đơn đặt hàng
Thông tin chi tiết trên nhằm mục đích kiểm soát chính xác các mặt hàng đã mua, vì bằng cách này, công ty có thể lưu giữ hồ sơ kế toán về hoạt động mua hàng của mình.
Mặt khác, chúng ta không được quên rằng khi một khách hàng đưa ra đơn đặt hàng, anh ta đang xác nhận và chính thức hóa niềm tin của anh ta đối với một nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng do khách hàng phát hành là một bước nữa trong quy trình bán hàng, vì đơn hàng bán vẫn chưa được hoàn thành. Theo nghĩa này, đơn đặt hàng ngụ ý rằng các thủ tục của công ty phải được xác định và tổ chức tốt. Trước khi phát hành một đơn đặt hàng, khách hàng phải biết chính xác quy trình để đăng ký nó vào công ty của mình và người bán cũng phải đảm bảo thông tin trong tài liệu.
Ảnh: iStock - BernardaSv
