Thời hạn tập tin có công dụng khác nhau.
Một trong những phổ biến nhất là đối tượng được sử dụng để nhóm và bảo vệ các tài liệu cá nhân của một tổ chức hoặc ghi chú của lớp, trong trường hợp là học sinh.
Bìa hồ sơ bao gồm một tờ giấy dày hoặc mỏng nhưng rất cứng, sẽ được gấp lại một nửa, đạt được bề mặt lớn hơn một tờ A4. Các tài liệu được lưu trữ bên trong nó, thường nhóm chúng thành các chủ đề chung, ví dụ: mọi thứ liên quan đến Thuế giá trị gia tăng (VAT): biên lai thanh toán, điều khoản mới, trong số các vấn đề khác, sẽ được nhóm trong cùng một thư mục để tạo điều kiện thuận lợi cho vị trí của mọi thứ vốn có đối với chủ đề cụ thể đó. Do đó, nó là đặt hàng và tổ chức là hai vấn đề được theo đuổi khi tạo một thư mục.
Như trong các văn phòng và tổ chức thường có nhiều hơn một tập hồ sơ, lý tưởng nhất là bạn cũng nên có một tủ đựng hồ sơ để thuận tiện cho việc lưu trữ một số lượng đáng kể. Một vấn đề liên quan khác là ghi nhãn của tài liệu bên trong các thư mục; Ví dụ, tiếp theo trường hợp VAT đã đề cập ở trên, thư mục được đề cập phải có nhãn dính trên tab ghi VAT, nó cũng có thể được viết bằng bút nếu không có nhãn.
Loại cặp hồ sơ này được bán chủ yếu ở các nhà sách, tạp vụ hoặc các cửa hàng bán đồ dùng cho văn phòng.
Mặt khác, trong lĩnh vực Tin học, một thư mục là một nhóm các tệp dữ liệu; Các hệ điều hành ngày nay gọi các nhóm này theo cách đó và trên thực tế, biểu tượng đại diện cho chúng là một thư mục. Như trong trường hợp trước, trong thư mục máy tính, các tệp được lưu trữ trong mỗi tệp sẽ liên quan đến một chủ đề, ví dụ, Thư mục âm nhạc, ở đó tôi sẽ lưu trữ tất cả các bản nhạc mà tôi đã lưu trên máy tính.
