Khi đó, chúng ta có thể định nghĩa hướng dẫn là một loạt các giải thích và hướng dẫn được nhóm lại, sắp xếp và trình bày theo những cách khác nhau, với nhiều sự hỗ trợ khác nhau, để cung cấp cho một cá nhân khả năng hành động theo cách nó được yêu cầu cho mỗi tình huống. Các hướng dẫn có thể rất khác nhau tùy theo loại tình huống được áp dụng.
Khi chúng ta đối mặt với một tình huống mà chúng ta phải thực hiện một hành động hoặc thủ tục mà không thực sự biết cách hành động, khả năng có các yếu tố như một hướng dẫn chỉ dẫn trở thành một thực tế thực sự siêu việt và thiết yếu để hoạt động đúng và thành công.
Về cơ bản, các văn bản hướng dẫn có mục tiêu chính là hướng dẫn người sử dụng các thủ tục cần tuân thủ một cách rõ ràng, chi tiết và chính xác, để hoạt động được thực hiện, hoặc máy được khởi động, trở nên đơn giản và thành công.
Do đó, một trong những mục tiêu chính mà bất kỳ loại hướng dẫn nào được phát triển là cho phép người dùng thực hiện các hành động nhất định theo cách tốt nhất có thể. Đây là lý do tại sao, để có được những kết quả mong đợi đó, nó phải có một số đặc điểm cơ bản tạo thuận lợi cho chính hành động đó. Trong số những đặc điểm này, chúng ta có thể đề cập đến tầm quan trọng của việc hướng dẫn phải rõ ràng và ngắn gọn khi chúng ta thể hiện nó. Hướng dẫn cần được cung cấp theo cách dễ tiếp cận để người dùng đọc hoặc theo dõi chúng có thể dễ dàng hiểu được chúng. Trong nhiều trường hợp, hướng dẫn có thể thêm hình ảnh và các yếu tố khác để hỗ trợ sự hiểu biết. Bởi vì, như một câu nói phổ biến thường nói, một bức tranh có giá trị bằng một ngàn lời nói. Nhưng hãy lưu ý, bạn cũng không nên lạm dụng hình ảnh vì một số nhóm tuổi nhất định không cảm thấy thoải mái với chúng và chúng cần có văn bản đi kèm.
Mặt khác, các hướng dẫn không nên quá dài vì chúng có thể trở nên khó hiểu và khiến người dùng bị lạc trong quá trình thực hiện. Trong nhiều trường hợp, các hướng dẫn có thể được trình bày bằng nhiều ngôn ngữ cùng lúc với nhiệm vụ mà không ai, do hậu quả của việc không xử lý ngôn ngữ này hoặc ngôn ngữ kia, không hiểu họ.
Người ta thường tìm thấy các hướng dẫn trong các tình huống mà người dùng phải thực hiện một số loại thủ tục, học cách xử lý một cái gì đó hoặc hành động theo một cách nhất định. Trong số các ví dụ phổ biến nhất của những tình huống này, chúng ta phải chỉ ra thời điểm khi một người muốn xây dựng một món đồ nội thất hoặc lắp đặt, khi một người mua một thiết bị hoặc máy móc và muốn biết cách sử dụng nó hoặc, ví dụ, khi một người phải biết cách xử lý trong trường hợp khẩn cấp hoặc trong tình huống khủng hoảng.
Cần lưu ý rằng trong thời đại của những tiến bộ công nghệ to lớn như hiện nay và chính vì lý do này, máy móc thuộc nhiều loại khác nhau đã hiện diện nhiều hơn bao giờ hết trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, các hướng dẫn cũng trở thành một công cụ, một nguồn tài nguyên siêu hiện tại.
Tất cả các thiết bị điện tử, thiết bị điện hoặc máy móc mà chúng tôi mua đều đi kèm với hướng dẫn tương ứng để giúp khách hàng vận hành và thao tác chúng. Chúng được gắn vào hộp chứa thiết bị hoặc máy móc và do đó, nếu bạn không thể tìm thấy, điều quan trọng là phải nộp đơn khiếu nại với công ty đã bán mặt hàng đó cho chúng tôi.
Ngoài ra, trong thời đại của Internet, thông thường mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi tìm kiếm và tải xuống các hướng dẫn họ cần thông qua web. Hầu như tất cả các công ty bán thiết bị hoặc máy móc đều đưa vào nội dung web của họ các hướng dẫn tương ứng cho từng mặt hàng mà họ bán, trong khi đối với nhiều người dùng, việc có thể tìm thấy chúng trên web hấp dẫn và thoải mái hơn vì họ cảm thấy thoải mái hơn khi tìm thấy chúng được phản ánh trên một trang web trực tuyến hơn là trên giấy in có thể bị thất lạc hoặc bị mất trực tiếp.
