Các kỹ thuật chuẩn hóa để quản lý tài liệu trong một tổ chức hoặc thực thể
Khái niệm lưu trữ hoặc quản lý tài liệu được sử dụng trong ngôn ngữ của chúng tôi để chỉ các kỹ thuật tiêu chuẩn hóa được sử dụng theo yêu cầu của việc quản lý tài liệu thuộc về một tổ chức hoặc thực thể, một công ty hoặc một thư viện, để trích dẫn một vài ví dụ phổ biến.
Một kỷ luật cũ đã phát triển tuyệt vời nhờ các công nghệ mới
Chúng tôi phải chỉ ra rằng mặc dù các kỹ thuật và thực hành được áp dụng đã thay đổi và phát triển như một hệ quả trực tiếp của sự tiến bộ của công nghệ mới trong hầu hết các lĩnh vực, và tất nhiên lưu trữ không phải là ngoại lệ, chúng ta phải nói rằng lưu trữ là một quá trình cũ nhất định. hoạt động đã được con người triển khai từ thời xa xưa khi đối mặt với nhu cầu cấp thiết phải lập hồ sơ, để lại dấu hiệu hành chính, pháp lý hoặc thương mại cho mọi việc anh ta làm.
Để cung cấp cho chúng ta một ý tưởng về sự tiến hóa to lớn diễn ra trong vấn đề hỗ trợ và kỹ thuật lưu trữ, chúng ta chỉ có thể nói rằng những người đàn ông nguyên thủy nhất đã nộp "tài liệu" của họ trên những tờ giấy cói hoặc bằng đất sét, trong khi những người ngày nay làm như vậy trong máy tính hoặc bất kỳ thiết bị điện tử nào khác.
Sự đóng góp to lớn của máy tính và Internet
Theo nghĩa này, chúng ta không thể bỏ qua rằng khoa học máy tính và sự phát triển sau đó của Internet đã cho phép một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực quản lý tài liệu, làm cho nhiệm vụ trở nên thiết thực và đơn giản hơn rất nhiều cả về lưu thông tin và truy xuất các tài liệu được lưu trữ. .
Vì tất nhiên trước đây, những người phụ trách công việc này, cán bộ lưu trữ, thủ thư hay nhân viên lưu trữ, trong số những cái tên khác được gán cho những người thực hiện nhiệm vụ này, phải sử dụng và sử dụng nặng nề sách đăng ký, tập tin, thư mục, hộp, kệ, trong khi bây giờ chỉ cần một cú nhấp chuột là đủ để chỉ định tệp cũng như khôi phục tài liệu hoặc tác phẩm.
Các tác vụ chính mà nó thực hiện
Về cơ bản, cơ quan lưu trữ sẽ đảm nhiệm việc: tạo ra và thiết lập một loạt các quy tắc và thực hành cho phép xác định các tài liệu đang được lưu trữ, truy xuất thông tin từ chúng, thời gian chúng phải được lưu trữ trong trường hợp của những tài liệu đó. có thể bị đào thải sau một thời gian và ngược lại, phải đảm bảo bảo tồn mãi mãi những tài liệu có giá trị lớn.
